3 maneras en que la tecnología puede ayudar a remodelar el personal de primera línea
El personal de primera línea, que está formado por dos mil millones de personas y representa el 80% de los recursos a nivel mundial, ha soportado riesgos, agotamiento y cambios continuos durante la pandemia. Desde cierres hasta nuevos protocolos de seguridad, pasando por el aumento de las cargas de trabajo y la disminución del inventario, el personal de primera línea se enfrenta a retos de forma constante. Las últimas semanas han sido especialmente agotadoras para el personal sanitario, que ha tenido que prepararse para una nueva ola de la pandemia, y para las líneas aéreas, que han cancelado una cifra récord de vuelos a causa de la falta de personal. Y, por desgracia, para algunas personas parece que no hay a la vista ningún descanso: el 58% del personal de primera línea cree que su estrés laboral se mantendrá o empeorará en el próximo año, según el último Informe especial del Índice de tendencias laborales.
Sin embargo, no todo es negativo. El momento y las necesidades actuales son perfectos para la implementación de nuevas estrategias y soluciones que ayuden a formar la primera línea para lograr un éxito a largo plazo, priorizando su bienestar y maximizando su productividad. Las organizaciones exitosas reconocen que capacitar al personal de primera línea es clave para sus beneficios, ya que da lugar a un enfoque empresarial más equilibrado y genera mejores resultados. Hay tres áreas en las que las empresas pueden concentrarse según el Informe especial del Índice de tendencias laborales:
- Equipa al personal con tecnología para reducir la fricción del sistema y el estrés.
- Prioriza y moderniza el entrenamiento.
- Desarrolla una filosofía empresarial que incluya al personal de primera línea.
Microsoft desarrolla soluciones y proporciona las herramientas necesarias para que el personal de primera línea se comunique, planee los turnos, lleve a cabo tareas y haga mucho más. Desde hace tiempo ha formado parte de nuestra misión, ya sea ayudando a clientes como Kendra Scott a conectar mejor su sede corporativa con su personal de primera línea o creando experiencias sencillas e integradas para el personal para clientes como Blum. Hoy, con la presentación del estudio del Índice de tendencias laborales, lanzamos también nuevas innovaciones tecnológicas y afianzamos las alianzas para reducir el estrés, modernizar el entrenamiento y reconstruir la filosofía para el personal de primera línea.
1. Equipa al personal con tecnología para reducir la fricción del sistema y el estrés
Los nuevos datos muestran que ha aumentado el optimismo relacionado con la capacidad de la tecnología de mejorar la vida en primera línea: el 63% del personal de primera línea se muestra entusiasmado ante las oportunidades laborales que genera la tecnología y la sitúan en tercer lugar en la lista de factores que podrían reducir el estrés vinculado al trabajo, justo por detrás de una mejora del sueldo y del tiempo de vacaciones. En los datos de productividad de Microsoft, se observa cómo la pandemia ha acelerado ese cambio y ha impulsado el aumento del uso de Microsoft Teams en un 400% entre el personal de primera línea desde marzo de 2020 hasta noviembre de 2021.
Mientras se enfrenta a las constantes dificultades de la escasez de mano de obra y las interrupciones de la cadena de suministros, el personal de primera línea busca tecnología que le permita ahorrar tiempo, comunicarse con mayor fluidez y maximizar su eficiencia al completar tareas repetitivas.
Más allá de nuestra alianza con la cartera de dispositivos resistentes de Samsung, estamos afianzando una alianza estratégica con Zebra Technologies. Anunciamos la disponibilidad general de la aplicación Walkie-talkie en Teams en una amplia variedad de dispositivos móviles Zebra, como los de la serie TC, resistentes y para llevar a cualquier lugar, los de la serie EC, elegantes y orientados al cliente, y el dispositivo de escaneo definitivo de la serie MC. La colaboración incorpora la funcionalidad digital Walkie-talkie de Teams con un botón específico de pulsar para hablar (PTT) a los dispositivos Zebra para que el personal de primera línea disfrute de una comunicación segura, inmediata y clara al alcance de la mano. Walkie-talkie ahora también está disponible en todos los dispositivos móviles iOS, como iPhone o iPad, así como en dispositivos móviles Android.
"Estamos entusiasmados con esta alianza, que nos permitirá proporcionar al personal de primera línea la capacidad de usar estos dispositivos para comunicarse, colaborar y mantener la productividad sin dificultades en cualquier circunstancia".—Anders Gustafsson, director ejecutivo, Zebra Technologies.
La funcionalidad Walkie-talkie integrada en los dispositivos Zebra y para iOS ya está disponible con carácter general.
La escasez de mano de obra constante en la mayoría de sectores ha empeorado el estrés ante la planeación de turnos de los equipos, ya que ahora deben cubrir los turnos habituales con menos personal. Ante la pregunta sobre qué soluciones tecnológicas podrían ayudar a reducir el estrés en el área de trabajo, la elección número uno fue la planeación de los equipos (37%).
Para seguir ofreciendo al personal la flexibilidad de organizarse a su manera, hoy anunciamos la disponibilidad general del conector Turnos de Reflexis para Teams, que se integra con Reflexis Workforce Scheduler (RWS) y crea una sincronización fluida y en tiempo real para ver, asignar y administrar las solicitudes de turnos. Como solución de administración de personal líder, RWS ofrece una administración de la planeación dirigida y flexible. Junto con Teams, RWS favorece la autonomía del personal, ofrece una planificación optimizada y proporciona a las organizaciones una nueva oportunidad para que el personal de primera línea pueda tener acceso a sus horarios de forma coherente y flexible.
El conector Turnos de Reflexis para Teams estará disponible con carácter general en enero de 2022.
Otra de las cinco principales soluciones tecnológicas que pueden aliviar el estrés del personal de primera línea es la administración de citas, que ha experimentado transformaciones considerables a medida que las citas presenciales han pasado a ser virtuales. Ahora, el personal cuenta con una vista completa de las citas virtuales en una única ubicación, con actualizaciones en tiempo real de los tiempos de espera, la cola, las citas perdidas y los retrasos del personal. Así, se crea una experiencia de primera clase para los clientes y pacientes.
La cola programada de visitas virtuales estará disponible con carácter general en enero de 2022.
Además, para que el personal pueda mantener el flujo de trabajo y reducir el estrés relacionado con las actualizaciones de aprobación, integramos la aplicación Aprobaciones directamente en los procesos industriales en los que se ampara el personal. Ahora, el personal podrá administrar y solicitar aprobaciones en su línea de negocio con los controles de Power Apps component framework (PCF), así como pedir detalles como aprobaciones grupales o comentarios obligatorios para asegurarse de que las aprobaciones y los procesos que dependen de ellos funcionan correctamente.
Los comentarios obligatorios de Aprobaciones estarán disponibles con carácter general este mes, y las aprobaciones grupales y los controles de PCF estarán disponibles en febrero de 2022.
Por último, nuestro conjunto de soluciones de administración de identidades y puntos de conexión puede eliminar el estrés de compartir un dispositivo del personal de primera línea. Además de usar un mapa con GPS para localizar dispositivos extraviados con Microsoft Endpoint Manager, pronto podrá generar una notificación de audio para que el personal de primera línea pueda encontrar su dispositivo extraviado fácilmente. Asimismo, cuando los dispositivos están inscritos en modo de dispositivo compartido a través de Microsoft Azure Active Directory (Azure AD), el personal puede cerrar con facilidad la sesión de todas las aplicaciones admitidas, como Teams y la pantalla principal administrada, así como de otras aplicaciones, como Workday, con un solo toque en los dispositivos Android para que estén ajustados y listos para el siguiente miembro del personal.
2. Prioriza y moderniza el entrenamiento
Si bien los datos apuntan a un aumento del optimismo del personal de primera línea en cuanto a la capacidad de la tecnología de mejorar su día a día en el trabajo, más del 50% de los encuestados afirman que la empresa no les proporcionó el entrenamiento necesario para realizar su trabajo con eficacia. El personal de primera línea está dispuesto a entrenarse, por lo que las empresas tendrán que dar prioridad a las iniciativas de entrenamiento y asegurarse de que todos los miembros de la organización puedan tener acceso a ellas. Las herramientas para incorporar personal nuevo se consideran la segunda tecnología más importante para aliviar el estrés del personal de primera línea en el área de trabajo, por lo que esto es especialmente importante mientras la dotación de personal siga fluctuando.
Microsoft Viva Learning permite al personal de primera línea descubrir, compartir y supervisar el contenido de aprendizaje, así como tener acceso a él, directamente desde Teams. Las empresas pueden mantener al día a todo el personal e informar a los nuevos empleados sobre el entrenamiento, las directivas y los conocimientos generales con las últimas integraciones del sistema de administración del aprendizaje (LMS). La característica de asignación del LMS permite al personal corporativo asignar entrenamiento y aprendizajes de soluciones de partners como SAP SuccessFactors, Cornerstone OnDemand y Saba Cloud para que el personal pueda tener acceso fácil a estos aprendizajes asignados desde cualquier dispositivo a través de Teams.
La característica de asignación del sistema de administración del aprendizaje estará disponible con carácter general en enero de 2022.
Asimismo, nuevas alianzas con proveedores de aprendizaje como EdCast y OpenSesame se unirán a alianzas existentes como las de Go1 y Coursera para ofrecer una gran variedad de contenido de aprendizaje para personal de primera línea. Esta amplia biblioteca de contenido de partners, junto con el contenido de aprendizaje creado por las organizaciones a través de la integración de SharePoint, ayudará al personal de primera línea a entrenarse y a mejorar sus habilidades con contenido de aprendizaje relevante, ya sea desde un móvil, una tableta o un dispositivo de escritorio.
EdCast estará disponible con carácter general en enero de 2022 y OpenSesame, en febrero de 2022.
"Nos entusiasma continuar nuestra alianza con Microsoft y ampliar el valor de Viva Learning ofreciendo a las organizaciones todas las tarjetas inteligentes, los cursos y los recorridos de EdCast para que se compartan, se agreguen y se integren en recorridos de aprendizaje más amplios".—Karl Mehta, director ejecutivo, EdCast.
"Nuestra alianza con Microsoft Viva Learning permite a las empresas seleccionar la lista perfecta de cursos que cada estudiante puede realizar durante su flujo de trabajo".—Don Spear, director ejecutivo y cofundador, OpenSesame.
3. Desarrolla una filosofía empresarial que incluya al personal de primera línea
Una filosofía sólida suele ser lo que distingue a las empresas exitosas del resto, ya que afecta al rendimiento empresarial, a la motivación, a la conservación y a la atracción de las mejores personas en una organización. Sin embargo, la filosofía empresarial no llega al personal de primera línea. El personal de primera línea habla de una filosofía y una comunicación alejadas de la dirección: un 68% de los responsables de primera línea admiten que la dirección no da prioridad a la creación de una filosofía en el área de trabajo, mientras que un 63% del personal de primera línea apunta que los mensajes de la dirección suelen perderse y no llegan.
Una tecnología como Microsoft Viva Connections puede tener un papel fundamental en la disminución de esta brecha en la filosofía y la comunicación, ya que permite a la dirección compartir mensajes, novedades empresariales y reconocimientos con el personal de primera línea, a la vez que se proporcionan las herramientas necesarias a dicho personal para que comparta sus pensamientos e ideas con la dirección. Ahora, con las nuevas alianzas estratégicas de Viva Connections con Workday y Espressive el personal podrá tener acceso fácil a acciones y recursos importantes de la empresa desde una ubicación.
Espressive estará disponible en Viva Connections en febrero y la tarjeta de Workday, durante el año natural 2022
Los clientes en común podrán sacar provecho de la potencia de Workday directamente desde Viva Connections, lo que favorecerá la experiencia del personal, ya que tendrá acceso a las acciones y las ideas de Workday en el momento y el espacio de trabajo habituales, sin abandonar Teams. Con las funcionalidades de autoservicio para el personal de Workday, como la experiencia de registro de entrada y salida inteligente, el personal de primera línea puede, por ejemplo, recibir una notificación conforme su pausa está a punto de terminar y, con un toque, registrar la entrada de nuevo desde su dispositivo móvil.
Espressive ofrece un único espacio para que el personal pueda consultar la autoayuda personalizada de forma inmediata en nueve idiomas a través de 14 departamentos empresariales (como TI, recursos humanos y administración de nóminas) mediante Viva Connections, con tarjetas de panel para tener acceso a las solicitudes pendientes y los problemas. Barista de Espressive es un agente de soporte virtual basado en IA (VSA) que ayuda a automatizar la resolución de las preguntas, los problemas y las solicitudes del personal con contestaciones personalizadas, para que dicho personal pueda obtener las respuestas que necesita.
Una mirada hacia el futuro
Una primera línea sólida da lugar a mejores resultados. Desde la incorporación y la organización del equipo, pasando por la automatización de tareas y la administración de citas, las empresas pueden aliviar la carga diaria del personal de primera línea con las herramientas tecnológicas adecuadas y una filosofía empresarial sólida. Además de maximizar la productividad del personal de primera línea, las soluciones adecuadas pueden dar lugar a un sentido de filosofía coherente que fomente una mayor retención, mejores interacciones con los clientes y una alineación más profunda con las misiones de la empresa.
Microsoft, junto con los líderes del sector, sigue innovando para ofrecer soluciones que ayuden a reducir el estrés, modernizar el entrenamiento y reconstruir la filosofía para el personal de primera línea. Para obtener más conclusiones sobre las oportunidades de capacitar al personal de primera línea, lea el Informe especial del Índice de tendencias laborales completo. También puede consultar nuestro Catálogo y el nuevo programa de Mechanics para ver con más detalle las nuevas innovaciones de producto de Microsoft 365 para reforzar la primera línea.
