Excel με Microsoft Excel στο Office 365

Η σημερινή δημοσίευση συντάχθηκε από τον Jeremy, έναν από τους δίδυμους που συμμετείχαν στην Πρόκληση των διδύμων: Office 365 εναντίον Office 2019.

Όταν η Microsoft προσκάλεσε εμένα και τον δίδυμο αδελφό μου Nathan να πάμε στο Redmond, στο κινηματογραφικό της στούντιο, για να συμμετάσχουμε σε μια “πρόκληση”, δεν είχαμε την παραμικρή ιδέα τι σήμαινε αυτό. Μας είπαν ότι θα ήταν διασκεδαστικό και ότι το μόνο που θα έπρεπε να κάνουμε θα ήταν να είμαστε ο εαυτός μας. Καθώς είμαστε πάντα έτοιμοι για προκλήσεις, δεχτήκαμε την προσφορά και όταν φτάσαμε εκεί ανακαλύψαμε ότι θα συναγωνιζόμασταν μεταξύ μας, αλλά με έναν τρόπο που δεν το είχαμε ξανακάνει ποτέ.

Μας δόθηκαν μερικές εργασίες που θα έπρεπε να ολοκληρώσουμε χρησιμοποιώντας δύο διαφορετικές εκδόσεις του Excel. Ο Nathan είχε το Excel για Office 2019 και εγώ είχα το Excel για Office 365. Κανείς από εμάς δεν γνώριζε καν ότι υπήρχαν διαφορετικές εκδόσεις του Excel και πολύ λιγότερο ότι θα ανταγωνιζόμασταν ο ένας τον άλλο.

Όπως αποδείχτηκε, έκανα σκόνη τον Nathan σε όλες τις εργασίες, χάρη στη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης (AI) και μιας δυνατότητας που ονομάζεται “τύποι δεδομένων” στο Excel για Office 365.

Από τότε, χρησιμοποιώ το Excel για Office 365 με νέους τρόπους και θεώρησα ότι θα ήταν κρίμα να κρατήσω για τον εαυτό μου όλες αυτές τις νέες δεξιότητες που έμαθα από τη Microsoft.

Δείτε εδώ ορισμένες από τις αγαπημένες μου δυνατότητες εξοικονόμησης χρόνου:

1. Τύποι δεδομένων στο Excel—Αυτό είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο έρευνας. Ενώ με βλέπετε να το χρησιμοποιώ για να προσθέσω τις πρωτεύουσες, τον πληθυσμό και τις μεγαλύτερες πόλεις για τις 50 πολιτείες των ΗΠΑ σχεδόν (στα σοβαρά, έφερα σε αμηχανία τον αδελφό μου με αυτό), το χρησιμοποιώ τον τελευταίο καιρό για να παρακολουθώ τις επενδύσεις μου σε μετοχές. Μπορώ εύκολα να δω μια περιοχή δεδομένων με όλες τις τοποθετήσεις μου με ένα απλό κλικ, το οποίο μου δίνει τη δυνατότητα να εντοπίζω τάσεις και (ελπίζω) να λαμβάνω καλύτερες επενδυτικές αποφάσεις. Οι φίλοι μου στη Microsoft μου είπαν ότι θα τεθούν σε κυκλοφορία περισσότεροι τύποι δεδομένων στο μέλλον, επομένως, παρακολουθείτε αυτή τη δυνατότητα για να δείτε τι μπορεί να κάνει στη συνέχεια.

2. Ιδέες—Προσδιορίστε τάσεις, μοτίβα και ακραίες τιμές σε ένα σύνολο δεδομένων και κατανοήστε τους αριθμούς σας μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα με τις Ιδέες, οι οποίες είναι στην ουσία σαν να έχετε έναν γκουρού δεδομένων που κοιτάζει τους αριθμούς και σας παρέχει προτάσεις για το τι μπορούν να σημαίνουν, όλα αυτά χωρίς να χρειάζεται να έχετε τον γκουρού! Οι Ιδέες βοηθούν επίσης στη γραφική απεικόνιση των δεδομένων σας με το καλύτερο γράφημα ή διάγραμμα για τον συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για να πάρετε ιδέες, κάντε κλικ στο εικονίδιο κεραυνού που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της κορδέλας κάτω από την Κεντρική καρτέλα.

3. Δυναμικές μήτρες—Αυτό είναι λίγο περίπλοκο, αλλά παίρνει κάτι που ήταν πραγματικά περίπλοκο πριν και το κάνει πολύ ευκολότερο. Εάν δυσκολεύεστε να φιλτράρετε τα δεδομένα για να βρείτε ιδέες προς ενέργεια, οι Δυναμικές μήτρες θα σας κάνουν να νιώθετε σαν επαγγελματίας στην ανάλυση δεδομένων. Μπορείτε να φιλτράρετε, να ταξινομήσετε και να απομονώσετε δεδομένα χωρίς να χρειάζεται σύνταξη διαφορετικών προσαρμοσμένων τύπων. Με τη χρήση των Δυναμικών μητρών, οποιοσδήποτε τύπος που επιστρέφει μια σειρά από τιμές θα μεταφερθεί απρόσκοπτα σε γειτονικά κενά κελιά, διευκολύνοντας έτσι τη λήψη μιας μήτρας τιμών που επιστρέφονται “ως έχουν” για επεξεργασία σε ένα μόνο κελί. Υπάρχουν πολλές νέες συναρτήσεις που διευκολύνουν τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων που προηγουμένως θα ήταν σχεδόν αδύνατο να δημιουργηθούν. Ο Joe McDaid, επικεφαλής προγράμματος στη Microsoft, το εξηγεί πολύ καλύτερα από ότι εγώ θα μπορούσα.

4. Σχόλια σε νήμα—Εδώ και πολύ καιρό, οι χρήστες του Excel γνωρίζουν πόσο σημαντική είναι αυτή η δυνατότητα. Στο παρελθόν, ήταν δύσκολο να προσθέσετε ένα σχόλιο σε ένα συγκεκριμένο κελί ενός βιβλίου εργασίας. Τώρα, με τη χρήση των @αναφορών και των ένθετων απαντήσεων, μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα συνομιλίες που πραγματοποιούνται γύρω από το περιεχόμενο ενός εγγράφου και να αλληλεπιδράτε απευθείας με συνεργάτες. Μαζί με τη δυνατότητα σύνταξης από κοινού σε πραγματικό χρόνο, είναι πολύ πιο εύκολο να εργαστείτε σε υπολογιστικά φύλλα με πολλούς συνεργάτες και να κάνετε αλλαγές από οποιαδήποτε συσκευή. Ενώ νομίζω ότι αυτό είναι εντυπωσιακό για το Excel, λειτουργεί επίσης στο Word και το PowerPoint, εάν σας αρέσει.

5. Σύντομα διαθέσιμο: Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα—Αυτό είναι εμπιστευτικό, ωστόσο ήθελα να το μοιραστώ μαζί σας. Όταν ήμουν στη Microsoft, είδα μια προεπισκόπηση μιας δυνατότητας που βρίσκεται σε εξέλιξη και θα πρέπει να κυκλοφορήσει σύντομα (στις αρχές της Άνοιξης του 2019). Πόσες φορές βρισκόσασταν σε μια σύσκεψη και κάποιος σχεδίασε μια ιδέα σε έναν πίνακα η οποία πρέπει να δημιουργηθεί με μη αυτόματο τρόπο εκ νέου στο Excel; Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά αυτά τα δεδομένα πλέον! Όντως, δεν χρειάζεται να τα πληκτρολογήσετε ξανά. Μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα “Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα”. Το Excel παίρνει τα περιεχόμενα της εικόνας και τα μετατρέπει σε κελιά. Κλικ. Μπαμ. Αυτό ήταν!

Και αυτές είναι μόνο μερικές από τις αγαπημένες μου δυνατότητες στο Excel για Office 365. Εάν θέλετε να τις δοκιμάσετε, αλλά δεν έχετε το Office 365, μπορείτε να αποκτήσετε μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση και να την δοκιμάσετε.

Σημείωση: Οι Ιδέες, οι Δυναμικές μήτρες και η Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα διατίθενται σε προεπισκόπηση για τους συνδρομητές του Office 365 που έχουν εγγραφεί στο πρόγραμμα Office Insiders.