Νέα λόγοι για να κάνετε το Microsoft Bookings το βασικό λογισμικό προγραμματισμού για την επιχείρησή σας

Το προηγούμενο έτος κυκλοφορήσαμε το Microsoft Bookings για τους πελάτες στις ΗΠΑ και στον Καναδά. Πρόκειται για έναν εύκολο τρόπο προγραμματισμού και διαχείρισης των συναντήσεων με τους πελάτες που απευθύνεται σε μικρές επιχειρήσεις. Σήμερα, είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι θα ξεκινήσουμε να διαθέτουμε την υπηρεσία αυτή στους συνδρομητές του Office 365 Premium για Επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλιά σας, προσθέσαμε μερικές νέες δυνατότητες στο Bookings:

• Προσθήκη του ημερολογίου του Office 365 στο Bookings: Συνδέστε το ημερολόγιό σας στο Office 365 με το Bookings, ώστε το διάστημα που θα είστε απασχολημένοι να εμφανίζεται αυτόματα ως μη διαθέσιμο στη δημόσια σελίδα κρατήσεών σας.
• Προσθήκη ενδιάμεσου χρόνου πριν και μετά από τις συναντήσεις: Χρειάζεστε χρόνο να προετοιμαστείτε πριν ή μετά από μια συνάντηση; Η προσθήκη ενδιάμεσου χρόνου σε μια υπηρεσία αυτόματα εμφανίζει ως μη διαθέσιμο το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στη σελίδα κρατήσεών σας.
• Εφαρμογές Bookings για τηλέφωνα iOS και Android: Τώρα μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση, να επικοινωνήσετε με έναν πελάτη ή να ελέγξετε τις συναντήσεις ενός μέλους του προσωπικού σας ενώ βρίσκεστε εκτός του χώρου εργασίας σας.
• Προσαρμογή της σελίδας κρατήσεων: Προσθέσαμε περισσότερες επιλογές προσαρμογής χρωμάτων για μεγαλύτερη εξατομίκευση της σελίδας κρατήσεων.

Αυτές οι νέες δυνατότητες θα αρχίσουν να εμφανίζονται αυτόματα στο Bookings τις επόμενες εβδομάδες. Ας δούμε με προσοχή τι νέο υπάρχει.

Προσθήκη του ημερολογίου του Office 365 στο Bookings

Ένα από τα βασικά σχόλια που λάβαμε από εσάς είναι ότι θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να προσθέτετε συμβάντα από το ημερολόγιό σας στο Office 365 στο Bookings. Για αυτόν τον λόγο, προσθέσαμε την ενοποίηση αυτών των δύο ημερολογίων, για να μην έχετε προγραμματισμένη κάποια συνάντηση με πελάτη την ώρα που έχετε προγραμματίσει μια προσωπική σας συνάντηση, μια σύσκεψη με το προσωπικό ή τους συνεργάτες σας ή κάποια άλλη επαγγελματική δραστηριότητα.

Για να προσθέσετε ημερολόγια του Office 365 στο Bookings, κάντε κλικ στην καρτέλα Προσωπικό στον αριστερό πίνακα περιήγησης. Στη σελίδα λεπτομερειών του Προσωπικού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τα συμβάντα στο ημερολόγιο του Office 365 να επηρεάζουν τη διαθεσιμότητα .

Προσθήκη συμβάντων ημερολογίου του Office 365 στο Bookings.

Όταν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, το σύστημα αυτόματα θα χαρακτηρίζει ως μη διαθέσιμες τις ώρες που είστε απασχολημένοι στο ημερολόγιο του Bookings και στη σελίδα κρατήσεων που βλέπουν οι πελάτες σας. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται οι διπλές κρατήσεις. Παρομοίως, μπορείτε να προσθέσετε και τα ημερολόγια στο Office 365 που διαθέτει το προσωπικό σας, ώστε να αποφευχθούν οι διενέξεις στις συναντήσεις.

Προσθήκη ενδιάμεσου χρόνου μεταξύ των συναντήσεων

Ορισμένες υπηρεσίες μπορούν να παρέχουν τη δυνατότητα συνεχόμενων συναντήσεων. Ωστόσο, πολλά επίσης σχόλια που μας κάνατε αφορούσαν το γεγονός ότι πολλές από τις υπηρεσίες που παρέχετε απαιτούν χρόνο για μετακίνηση, προετοιμασία ή/και οργάνωση πριν από τη συνάντηση, καθώς και χρόνο καθαρισμού και μετακίνησης μετά την παροχή της υπηρεσίας. Για τους πελάτες με αυτές τις ανάγκες, προσθέσαμε τη δυνατότητα ενδιάμεσου χρόνου, για να σας προσφέρουμε περισσότερες επιλογές προσαρμογής των υπηρεσιών που παρέχετε.

Για να προσθέσετε ενδιάμεσο χρόνο, κάντε κλικ στην καρτέλα Υπηρεσίες στην αριστερή στήλη περιήγησης και είτε επεξεργαστείτε μια τρέχουσα υπηρεσία είτε δημιουργήστε μια νέα. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη εναλλαγής κάτω από την επιλογή Ενδιάμεσος χρόνος που δεν μπορούν να κλείσουν οι πελάτες και θα έχετε στη διάθεσή σας επιλογές ενδιάμεσου χρόνου είτε πριν είτε μετά από κάθε συνάντηση. Τις ώρες αυτές οι πελάτες σας δεν θα μπορούν να προγραμματίσουν μια συνάντηση με εσάς πριν και μετά από κάποια συνάντηση.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή ενδιάμεσου χρόνου από την καρτέλα “Υπηρεσίες”.

Εφαρμογές για iOS και Android

Γνωρίζουμε ότι είναι σημαντικό για εσάς να διατηρείτε τον έλεγχο της επιχείρησής σας ακόμη και όταν δεν βρίσκεστε στον χώρο εργασίας σας. Για αυτόν τον λόγο, δημιουργήσαμε εφαρμογές για κινητές συσκευές με τις οποίες μπορείτε να διαχειρίζεστε τις κρατήσεις και το προσωπικό σας ή να έχετε πρόσβαση στη λίστα πελατών σας καθώς βρίσκεστε εν κινήσει.

Αφού πραγματοποιήσετε λήψη της εφαρμογής Bookings σε iOS και Android, θα έχετε τις παρακάτω δυνατότητες με το τηλέφωνό σας:

• Προβολή και διαχείριση του ημερολογίου σας στο Bookings.
• Δημιουργία και επεξεργασία κρατήσεων.
• Προβολή της διαθεσιμότητας και της τοποθεσίας του προσωπικού σας σε πραγματικό χρόνο.
• Γρήγορη και εύκολη δυνατότητα απάντησης σε πελάτες που έχουν κάνει κράτηση.
• Λήψη οδηγιών για την τοποθεσία της επόμενης συνάντησής σας.
• Πρόσβαση στη λίστα πελατών σας.

Προσαρμογή της σελίδας κρατήσεων

Η σελίδα των κρατήσεών σας θα πρέπει να έχει εμφάνιση και αίσθηση αντίστοιχη με αυτή της επιχείρησής σας και να αντικατοπτρίζει τη μοναδική της εικόνα.

Για να σας βοηθήσουμε να το επιτύχετε αυτό, προσθέσαμε επιλογές για την προσαρμογή της. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε το βασικό χρώμα της σελίδας κρατήσεών σας από μια παλέτα χρωμάτων, καθώς και να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίζεται το λογότυπο της επιχείρησής σας.

Για να προσαρμόσετε τη σελίδα σας, κάντε κλικ στην επιλογή σελίδα κρατήσεων στην αριστερή λίστα περιήγησης και επιλέξτε το χρώμα που θέλετε. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται το λογότυπό σας, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση του λογότυπου επιχείρησης στη σελίδα κρατήσεων. Όταν τελειώσετε, απλώς κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και δημοσίευση.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα “Σελίδα κρατήσεων”, για να προσαρμόσετε τη σελίδα κρατήσεών σας. Μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και δημοσίευση, ώστε οι αλλαγές σας να αποθηκευτούν.

Έναρξη χρήσης του Bookings

Το Bookings περιλαμβάνεται σε όλες τις συνδρομές του Office 365 Premium για Επιχειρήσεις και μπορείτε πολύ εύκολα να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε. Για να μπορείτε ευκολότερα να προγραμματίζετε τις συναντήσεις με πελάτες για την επιχείρησή σας, απλώς πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 και κάντε κλικ στο πλακίδιο “Bookings” στην εκκίνηση εφαρμογών. Εάν δεν βλέπετε το πλακίδιο “Bookings”, αυτό σημαίνει ότι ενδεχομένως η υπηρεσία αυτή δεν έχει κυκλοφορήσει στην περιοχή σας. Μπορείτε να ελέγξετε ξανά μετά από λίγο καιρό. Εάν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια, το άρθρο “Υποδεχθείτε το Microsoft Bookings” παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου χρήσης του Bookings.

Μόλις πραγματοποιήσετε είσοδο στο Office 365, θα βρείτε την εκκίνηση εφαρμογών στην επάνω αριστερή γωνία.

Το Bookings έχει σχεδιαστεί για να ενθουσιάσει τους πελάτες σας, να απλοποιήσει τη διαδικασία κρατήσεων και να σας εξοικονομήσει χρόνο, ώστε να έχετε το έλεγχο της επιχείρησής σας οπουδήποτε και αν βρίσκεστε. Τα σχόλιά σας έχουν αποδειχθεί εξαιρετικά χρήσιμα. Συνεχίστε να μας τα στέλνετε, κάνοντας κλικ στις συνδέσεις σχολίων που θα βρείτε στην αρχική σελίδα του Bookings.

—Η ομάδα του Bookings

 

Συνήθεις ερωτήσεις

Ε. Γιατί δεν μπορώ να δω το Bookings;

Α. Η κυκλοφορία του Bookings συνεχίζεται εντατικά σε όλες τις περιοχές και ενδεχομένως να χρειαστούν μερικές εβδομάδες, ώστε οι πελάτες να λάβουν όλες τις ενημερώσεις. Εάν έχετε ήδη πραγματοποιήσει είσοδο στην εμπειρία web του Office 365, δοκιμάστε να πραγματοποιήσετε έξοδο και να εισέλθετε ξανά.

Ε. Γιατί δεν μπορώ να δω τις νέες δυνατότητες που αναφέρονται εδώ, όπως την ενοποίηση με το ημερολόγιο του Office 365 και τη δυνατότητα ενδιάμεσου χρόνου;

Α. Αυτές οι δυνατότητες θα ενεργοποιηθούν για όλους τους χρήστες του Bookings, ωστόσο η κυκλοφορία τους θα χρειαστεί μία ή δύο εβδομάδες, για να ολοκληρωθεί.

Ε. Μπορεί κάποιο άτομο εκτός της επιχείρησής μου να δει το χρονοδιάγραμμα και τις συσκέψεις μου;

Α. Όχι. Το Bookings θα χρησιμοποιεί μόνο τις πληροφορίες διαθεσιμότητάς σας από το ημερολόγιο του Office 365, ώστε να αποφευχθούν οι διενέξεις στις συναντήσεις.

Ε. Χρησιμοποιώ το Facebook ως την ιστοσελίδα της επιχείρησής μου. Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Bookings;

Α. Ναι. Τον Οκτώβριο, παρουσιάσαμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να συνδέσετε το Microsoft Bookings με τη σελίδα σας στο Facebook και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.

Ε. Πώς μπορώ να μάθω περισσότερα σχετικά με τις νέες δυνατότητες;

Α. Περισσότερες λεπτομέρειες για το Bookings θα βρείτε στη σελίδα υποστήριξης του Microsoft Bookings.

Ε. Το Bookings θα είναι διαθέσιμο για τους πελάτες των προγραμμάτων για μεγάλες επιχειρήσεις (E3 και E5);

Α. Στο μέλλον έχουμε σκοπό να διαθέσουμε το Bookings και στους πελάτες των προγραμμάτων E3 και E5.

Ε. Από πού μπορώ να πραγματοποιήσω λήψη της εφαρμογής Bookings;

Α. Η εφαρμογή Bookings για iOS είναι διαθέσιμη στο App Store. Η εφαρμογή Bookings για Android είναι διαθέσιμη στο Google Play στις ΗΠΑ και στον Καναδά και θα κυκλοφορήσει και στις υπόλοιπες χώρες τις επόμενες εβδομάδες.

Ε. Πού μπορώ να μάθω περισσότερα σχετικά με την απλοποίηση της διαδικασίας κρατήσεων;

Α. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε το eBook “4 τρόποι για να απλοποιήσετε τη διαδικασία προγραμματισμού των συναντήσεών σας“.