COVID-19 hat das Leben von Menschen auf der ganzen Welt erfasst. Aufgrund von Reisebeschränkungen und neuen Regeln zum Verzicht auf große Versammlungen müssen Millionen von Menschen ihre täglichen Gewohnheiten ändern. In den vergangenen Wochen habe ich von vielen Kollegen und Kunden immer wieder die gleiche Frage gehört: Was können wir tun, um zu helfen?
Lily Zheng ist eine gute Freundin und Kollegin mit Wohnsitz in Shanghai. Wir haben bereits persönlich in China zusammengearbeitet, treffen uns jedoch meistens über Microsoft Teams. In einem Brief an chinesische Kunden beschrieb Lily kürzlich, welche Lehren sie und ihr Team aus der aktuellen Situation ziehen und was das für die Arbeit im Homeoffice bedeutet. Dieser Brief hat unser Team inspiriert, Microsoft Teams kostenlos zur Verfügung zu stellen, damit Menschen in diesen schwierigen Zeiten auf mobiles Arbeiten umsteigen können. Die positiven Erfahrungen unseres Teams am Standort Shanghai möchte ich heute mit Menschen auf der ganzen Welt teilen. Ich hoffe, Sie finden das Beispiel von Lily genauso inspirierend wie ich.
Aber nun zu dem bereits erwähnten Brief:
Sehr geehrte Kundinnen und Kunden,
mein Name ist Lily Zheng. Ich lebe in Shanghai und arbeite dort in der Niederlassung von Microsoft. Der Ausbruch von COVID-19 wirkt sich auf Millionen von Menschen in China aus und hat zu einem enormen Anstieg von Telearbeit geführt. Es kommt mir vor, als würde jede Schule, jedes Krankenhaus und jedes Unternehmen in China mobil arbeiten – wenn auch nur vorübergehend. Ganz gleich, ob der Ausbruch eines Virus wie COVID-19 oder plötzliche Extremwetter-Ereignisse, es gibt viele Gründe für einen schnellen Umstieg auf das Homeoffice. Die letzten Wochen haben mich drei Dinge gelehrt, die ich hier gerne mit Ihnen teilen möchte. Erfahren Sie außerdem, welche drei Lehren unsere Kunden aus der Arbeit im Homeoffice ziehen.
Wie viele andere habe ich das erste Mal Anfang Januar über die sozialen Medien von dem neuen Virus gehört. Aber erst kurz vor dem Chinesischen Neujahrsfest wurde mir klar, wie ernst die Lage wirklich ist. Bedingt durch die Reisewelle zum Frühlingsfest breitete sich das Virus rasant aus. Am 23. Januar riegelte die Regierung die Provinz Hubei von der Außenwelt ab, um die Zahl der Neuinfektionen einzudämmen. Für den chinesischen Neujahrsabend am Folgetag hatte meine Familie einen Kinobesuch geplant. So richtig bewusst wurde uns das ganze Ausmaß, als wir aus der Presse erfuhren, dass alle Kinos im Stadtgebiet geschlossen hätten. Zwei Tage später gab die Regierung bekannt, dass alle Veranstaltungen rund um das chinesische Frühlingsfest abgesagt werden. So etwas hatten wir noch nie erlebt, und ich entschloss mich, einen lang geplanten Familienurlaub zu stornieren. Die Kinder waren sehr frustriert, aber die allgemeine Gesundheit und Sicherheit gehen in diesen Zeiten vor.
Zheng und ihre chinesischen Kollegen bei Microsoft arbeiten reibungslos vom Homeoffice zusammen.
Wenn ich gefragt werde, wie der Arbeitsalltag in China aktuell aussieht, fallen mir spontan ein paar Dinge ein: Durch die Arbeit im Homeoffice sparen wir den Weg zur Arbeit und können locker auf unser Arbeits-Outfit verzichten. Da viele Restaurants geschlossen sind, perfektionieren wir alle unsere Kochkünste. Allerdings kann die Produktivität eine echte Herausforderung sein, wenn die Kids nicht zur Schule gehen dürfen und man außerdem keinen Babysitter hat.
Was ich im Homeoffice gelernt habe
Obwohl unser Team auch vorher schon mobil gearbeitet hat, haben mir die letzten Wochen gezeigt, wie ich erfolgreich und nachhaltig im Homeoffice arbeiten kann. Hier sind meine drei wichtigsten Empfehlungen.
Bleiben Sie gesund
Der Umstieg auf das Homeoffice dient vor allem dem Zweck, die Ansteckungsgefahr zu verringern und unser aller Gesundheit zu sichern. Das hat jeder verstanden. Weniger offensichtlich ist jedoch, dass das Arbeiten von zu Hause eine andere Art von Stress hervorrufen kann. Sorgen Sie deshalb im Homeoffice für Ihr seelisches Wohlbefinden, indem Sie sich sportlich betätigen, auf Ihre Ernährung achten und mit gutem Gewissen offline gehen.
Schieben Sie nichts auf die lange Bank
Die Arbeit im Homeoffice kann dazu verleiten, Dinge aufzuschieben. Aber erfolgreiche mobile Teams haben immer auch eine Onlinelösung parat. Wenn Sie ein persönliches Gespräch geplant haben, lassen Sie sich nicht davon abhalten. Das Gleiche gilt für große Meetings oder für Brainstormings, wenn eine wichtige Präsentation ansteht. Warum nicht einfach per Video kommunizieren?
Gehen Sie kollegial miteinander um
Helfen Sie sich gegenseitig. Das ist das beste Rezept, um selbst positiv und motiviert zu bleiben. Unsere Onlinetools sind nicht nur für die Arbeit da. Wir nutzen sie auch, um Fotos von der Familie oder von unserem Haustier zu verschicken oder um uns im Laufe des Tages einfach mal beim anderen zu melden. Ein wenig Seelenmassage ist nicht nur gut für die Motivation, sondern stärkt auch das Wir-Gefühl in einem dezentralen Team.
Was ich von unseren Kunden gelernt habe
Innerhalb weniger Wochen konnten wir beobachten, wie unsere Kunden in China ihre Arbeitsweise komplett umgestellt haben. Von unseren Kunden habe ich drei Dinge gelernt, die zeigen, wie man eine Krise in Erfolg umwandeln kann.
Setzen Sie von Anfang an auf offene Kommunikation
Wenn Ihre Mitarbeiter mobil arbeiten, kommt es noch mehr darauf an, dass sie über alles auf dem Laufenden sind. Einer unserer Kunden, ein großer in Asien ansässiger Versicherer, hat Videobotschaften für sich entdeckt, um die Belegschaft auf den neuesten Stand zu bringen. Die Arbeit im Homeoffice muss oft mit Kinderbetreuung und anderen Aufgaben koordiniert werden. Daher geben Videoaufzeichnungen den Mitarbeitern mehr Freiheit, falls der Zeitpunkt für ein Live-Meeting unpassend ist.
Bleiben Sie fokussiert
Verschieben Sie Ihre Pläne nicht, bis sich das Team das nächste Mal trifft. Viele Unternehmen gehen kreative Wege, um das Geschäft am Laufen zu halten. Mit Unterstützung der Regierung konnten viele Schulen das Schuljahr pünktlich starten, nachdem sie auf Onlineunterricht umgestellt hatten. Übersichtliche Stundenpläne, kleine Motivationsübungen wie z. B. Kochwettbewerbe und sorgsam dosierte Hausaufgaben und Informationen helfen den Schülern, ohne sie zu überfordern.
Halten Sie große Versammlungen online
Viele von uns sind es gewöhnt, schnell jemanden anzurufen oder einen Videochat mit einer Handvoll Kollegen zu führen. Aber auch große Mitarbeiterversammlungen können online zum Erfolg werden. Aufgrund der vielen Menschen, die inzwischen im Homeoffice arbeiten, versammeln viele klinische Einrichtungen ihre Mitarbeiter online. So ist ein Krankenhaus in der chinesischen Stadt Dalian dazu übergegangen, große Meetings via Teams zu halten. Wichtige Faktoren für erfolgreiche Online-Meetings sind: eine klare Agenda, ausgezeichnete Audioqualität für eine barrierefreie Teilnahme und verständliche Notizen für die spätere Nachbereitung. Falls die Unternehmensrichtlinien es zulassen, können Sie Meetings auch aufzeichnen, falls jemand aus irgendeinem Grund nicht teilnehmen kann.
Viele Menschen auf der Welt und ich selbst haben uns den Start ins Neue Jahr wahrlich ganz anders vorgestellt. Aber wir haben auch viel gelernt. Teams war uns in dieser Zeit eine sehr große Hilfe, um die Herausforderungen zu bewältigen. Was viele nicht wissen: Teams gibt es kostenlos für unsere Kunden. Weitere Informationen erhalten Sie hier. Ich hoffe, diese Tipps sind nützlich für Sie – ganz gleich, für welche Tools Sie sich entscheiden. Ihnen und Ihrer Familie wünsche ich Gesundheit und alles Gute!
