Neue Funktionen für Microsoft Bookings, den Online-Terminplaner für Unternehmen

Im letzten Jahr haben wir Microsoft Bookings für Kunden in den USA und Kanada freigegeben. Die Lösung wurde für kleinere Unternehmen entwickelt, die ihren Kunden eine einfache Online-Terminplanung anbieten und alle Termine im Blick behalten möchten. Wir freuen uns, Ihnen heute mitteilen zu dürfen, dass wir weltweit mit dem Rollout des Diensts für Office 365 Business Premium-Abonnenten begonnen haben. Bookings bietet einige neue Funktionen, die durch das Feedback unserer Nutzer angeregt wurden:

• Office 365-Kalender in Bookings einbinden – Verbinden Sie Ihren Office 365-Kalender mit Bookings, um Zeiten, zu denen Sie beschäftigt sind, automatisch in der öffentlichen Buchungsseite zu blockieren.
• Pufferzeit vor und nach Terminen einplanen – Benötigen Sie Zeit, um einen Kundentermin vor- oder nachzubereiten? Dann legen Sie für Ihre Dienstleistung eine Pufferzeit fest, die automatisch auf der Buchungsseite blockiert wird.
• Bookings-Apps für iOS und Android – Jetzt können Sie auch fernab vom Schreibtisch einen Termin vereinbaren, Kunden kontaktieren oder die Termine Ihres Teams im Blick behalten.
• Buchungsseiten individuell gestalten – Nutzen Sie die vielen zusätzlichen Farboptionen, um Ihre Buchungsseite zu personalisieren.

Diese neuen Funktionen werden in den nächsten Wochen automatisch in Bookings verfügbar sein. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Neuerungen im Detail vor.

Office 365-Kalender in Bookings einbinden

Wir haben viel Feedback erhalten, in dem es um die Möglichkeit ging, Termine aus dem Office 365-Kalender in Bookings zu übertragen. Um diesen Vorschlag umzusetzen, haben wir beide Kalender integriert. So vermeiden Sie, dass ein Kundentermin mit einer persönlichen Verabredung, einer Mitarbeiter- oder Partnerbesprechung oder einem anderen geschäftlichen Termin kollidiert.

Um Office 365-Kalender in Bookings einzubinden, klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Mitarbeiter. Aktivieren Sie auf der Seite „Mitarbeiterdetails“ das Kontrollkästchen Ereignisse im Office 365-Kalender wirken sich auf die Verfügbarkeit aus.

Binden Sie Office 365-Kalenderereignisse in Bookings ein.

Nachdem diese Option aktiviert wurde, blockiert das System belegte Termine automatisch im Bookings-Kalender und auf der Self-Service-Buchungsseite, die den Kunden angezeigt wird – Terminkonflikte gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Um zu vermeiden, dass ein Mitarbeiter doppelt gebucht wird, können Sie zusätzlich die Office 365-Kalender Ihrer Mitarbeiter einbinden.

Pufferzeit zwischen Terminen einplanen

In manchen Dienstleistungsbereichen reihen sich Termine Schlag auf Schlag aneinander. Das ist aber nicht immer so, wie wir den Rückmeldungen vieler Nutzer entnommen haben, die zum Kunden hinfahren und/oder Vorbereitungen treffen müssen und nach dem Termin Zeit zum Aufräumen oder für die Fahrt zum nächsten Termin benötigen. Diese Kunden haben jetzt die Möglichkeit, eine Pufferzeit einzuplanen, um ihre Zeiteinteilung individuell zu gestalten.

Um eine Pufferzeit einzuplanen, klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Dienste, und bearbeiten Sie einen vorhandenen Dienst, oder fügen Sie einen neuen hinzu. Verschieben Sie den Regler unter Pufferzeit, die Ihre Kunden nicht buchen können, um Vorschläge für Pufferzeiten zu erhalten, die Sie vor und nach einem Termin einfügen können. Diese Zeiten stehen den Kunden dann für Buchungen nicht zur Verfügung.

Aktivieren Sie die Pufferzeit-Option auf der Registerkarte „Dienste“.

Apps für iOS und Android

Wir wissen, wie wichtig es ist, Termine auch unterwegs im Blick zu behalten. Mit den neuen mobilen Apps können Sie Buchungen und Mitarbeiterdetails praktisch überall verwalten oder schnell Ihre Kundenliste aufrufen.

Laden Sie die Bookings-App für iOS und Android herunter, um die folgenden Aufgaben per Smartphone zu erledigen:

• Bookings-Kalender anzeigen und verwalten
• Buchungen vornehmen und bearbeiten
• Verfügbarkeit und Aktivitäten der Mitarbeiter in Echtzeit anzeigen
• Buchungswünsche von Kunden schnell und einfach beantworten
• Wegbeschreibung zum nächsten Termin abrufen
• Eine Kundenliste anzeigen

Die Buchungsseite individuell gestalten

Die Identität Ihres Unternehmens sollte sich in der Buchungsseite widerspiegeln, um Ihre Marke optimal zu präsentieren.

Aus diesem Grund geben wir Ihnen verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten an die Hand. Wählen Sie zum Beispiel eine Hauptfarbe aus einer Farbpalette aus, oder betten Sie Ihr Logo in die Buchungsseite ein.

Um Ihre Seite anzupassen, klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Buchungsseite, und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Falls Ihr Logo nicht erscheinen soll, deaktivieren Sie Geschäftslogo auf Buchungsseite anzeigen. Klicken Sie dann auf Speichern und veröffentlichen.

Rufen Sie die Registerkarte „Buchungsseite“ auf, um Ihre Buchungsseite individuell anzupassen. Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen, um die Änderungen beizubehalten.

Erste Schritte in Bookings

Bookings steht Abonnenten von Office 365 Business Premium automatisch zur Verfügung und ist praktisch sofort einsatzbereit. Um Ihren Kunden die einfache Onlinebuchung von Terminen zu ermöglichen, melden Sie sich einfach bei Office 365 an, und klicken Sie auf dem App-Startfeld auf die Kachel „Bookings“. Falls diese Kachel nicht angezeigt wird, wurde der Dienst in Ihrer Region ggf. noch nicht bereitgestellt. Versuchen Sie es etwas später noch einmal. Weitere Hilfe und eine kurze Einführung in Bookings finden Sie im Artikel „Say hello to Microsoft Bookings„.

Nachdem Sie sich bei Office 365 angemeldet haben, finden Sie das App-Startfeld oben links.

Bookings bietet eine Onlineterminplanung, die Ihre Kunden begeistern wird. Sie selbst sparen wertvolle Zeit und sind auch unterwegs stets über alles informiert. Wir freuen uns über Kommentare und Anmerkungen. Bitte senden Sie uns weiterhin Feedback, indem Sie auf die Links auf der Bookings-Startseite klicken.

– Das Bookings-Team

 

Häufig gestellte Fragen

F. Warum wird Bookings nicht angezeigt?

A. Bookings wird derzeit weltweit bereitgestellt. Bis jeder einzelne Kunde Zugriff auf den Dienst hat, kann es einige Wochen dauern. Wenn Sie bereits in der Office 365 Cloud angemeldet sind, dann melden Sie sich ab und wieder an.

F. Warum sind die hier vorgestellten, neuen Funktionen, wie die Integration von Office 365-Kalendern und die Pufferzeit, nicht verfügbar?

A. Diese neuen Funktionen werden demnächst für alle Bookings-Nutzer verfügbar sein. Das Rollout dauert jedoch ein bis zwei Wochen.

F. Können firmenfremde Personen meinen Terminkalender und meine Termine einsehen?

A. Nein. Bookings liest nur die verfügbaren/belegten Termine aus Ihrem Office 365-Kalender aus, um diese Zeiten zu blockieren und Doppelbuchungen zu vermeiden.

F. Ich nutze Facebook als Firmenwebsite. Kann ich Bookings verwenden?

A. Ja. Im Oktober haben wir Informationen veröffentlicht, wie Sie Microsoft Bookings mit Ihrer Facebook-Seite verbinden und Ihren Erfolg steigern können.

F. Wo erfahre ich mehr über die neuen Funktionen?

A. Weitere Informationen zu Microsoft Bookings finden Sie auf der Supportseite.

F. Wird Bookings für Enterprise-Kunden (E3 und E5) verfügbar sein?

A. Wir planen, Bookings für Kunden mit einem Enterprise E3- und Enterprise E5-Plan bereitzustellen.

F. Von wo kann ich die Bookings-App herunterladen?

A. Die Bookings-App für iOS steht im App Store zum Download bereit. Die Bookings-App für Android kann vorerst nur von Kunden in den USA und in Kanada aus dem Google Play Store heruntergeladen werden. Das weltweite Rollout ist für die nächsten Wochen geplant.

F. Wo erfahre ich, wie ich meinen Buchungsprozess vereinfachen kann?

A. Weitere Informationen erhalten Sie im E-Book „4 Tipps für einfache Online-Terminplanung„.